Transparenz und Effizienz in der SAP-Reporting-Transformation durch automatisierte Analyse von AfO-Workbooks

Herausforderungen bei der Transformation von SAP-Reporting-Landschaften

Unternehmen, die ihre bestehenden SAP-Reporting-Landschaften modernisieren oder eine Transformation hin zu Cloud-basierten Lösungen wie der SAP Analytics Cloud (SAC) oder SAP Datasphere anstreben, stehen häufig vor einer komplexen Ausgangssituation. Ein zentrales Element dieser Landschaften sind die über Jahre hinweg gewachsenen Analysis-for-Office (AfO)-Workbooks. Deren Anzahl kann Tausende bis Zehntausende erreichen, was eine umfassende und transparente Übersicht erschwert.

Der "blinde Fleck" der SAP-Migration: AfO-Workbooks

Die größte Herausforderung bei der Migration oder Modernisierung dieser Umgebungen ist nicht primär die technische Umsetzung der Migration selbst, sondern die mangelnde Transparenz über den tatsächlichen Inhalt und die Nutzung der vorhandenen AfO-Workbooks. Es stellt sich die Frage, welche Reports tatsächlich geschäftskritisch sind, welche regelmäßig verwendet werden, welche bereits redundant oder veraltet sind und somit bedenkenlos archiviert oder gelöscht werden könnten. Eine manuelle Analyse jedes einzelnen Workbooks ist aufgrund des enormen Zeitaufwands und der hohen Fehleranfälligkeit in der Praxis oft nicht praktikabel.

Die Notwendigkeit, Queries, Datenstrukturen, Hierarchien und Filter innerhalb dieser Workbooks zu verstehen und zu bewerten, erfordert detailliertes Fachwissen und einen erheblichen Analyseaufwand. Ohne eine zentrale und automatisierte Übersicht wird die Bestandsaufnahme zu einem langwierigen Prozess, der die gesamte Transformation verzögern kann.

PRISMA: Eine Lösung für mehr Transparenz und Effizienz

Vor diesem Hintergrund wurde PRISMA (Portfolio Reporting Intelligence for Story & Migration Acceleration) entwickelt. Diese Lösung zielt darauf ab, die Komplexität der AfO-Landschaft zu reduzieren und Unternehmen eine fundierte Basis für ihre SAC-Transformation zu bieten. PRISMA ermöglicht die automatisierte Analyse von AfO-Workbooks, wodurch verborgene Strukturen und Abhängigkeiten sichtbar gemacht werden.

Automatisierte Analyse und Bewertung

PRISMA analysiert automatisiert die Inhalte von AfO-Workbooks, einschließlich der verwendeten Queries, Strukturen, Hierarchien und Filter. Dies ermöglicht eine schnelle Identifizierung von:

• Redundanten Workbooks: Inhalte, die mehrfach vorhanden sind und konsolidiert werden können.
• Veralteten Workbooks: Reports, die nicht mehr genutzt werden oder auf nicht mehr aktuellen Datenquellen basieren.
• Geschäftskritischen Workbooks: Reports, deren Fortführung oder präzise Migration von hoher Bedeutung ist.

Die manuelle Analyse eines einzelnen AfO-Workbooks kann je nach Komplexität zwischen 15 und 60 Minuten in Anspruch nehmen. PRISMA reduziert diesen Zeitaufwand erheblich auf etwa 30 Sekunden bis zwei Minuten pro Mappe. Dies ermöglicht die Verarbeitung tausender Workbooks innerhalb weniger Wochen, ein Prozess, der manuell Monate oder sogar Jahre dauern könnte.

Von der Analyse zur SAC Story-Generierung

Die durch PRISMA gewonnenen Analyseergebnisse bilden die Grundlage für strategische Entscheidungen bezüglich des AfO-Workbooks-Bestands. Unternehmen können auf dieser Basis entscheiden, welche Reports beibehalten, welche gelöscht, welche migriert oder welche überarbeitet werden müssen. Darüber hinaus unterstützt PRISMA die Generierung von fachlich korrekten SAC Stories. Dies bedeutet, dass die Erkenntnisse aus der AfO-Analyse direkt in die Erstellung neuer, optimierter Berichte und Dashboards in der SAP Analytics Cloud einfließen können.

Die Lösung trägt somit dazu bei, den Analyseaufwand zu reduzieren, die Migrationsplanung zu verbessern und Transformationsrisiken zu minimieren. Durch die schnelle und effiziente Generierung von SAC Stories wird zudem die Einführung neuer Reporting-Funktionalitäten beschleunigt.

Vorteile der automatisierten Analyse

Die Anwendung von PRISMA bietet Unternehmen verschiedene Vorteile im Kontext ihrer SAP-Reporting-Transformation:

• Erhöhte Transparenz: Ein umfassender Überblick über die gesamte AfO-Landschaft.
• Effizienzsteigerung: Deutliche Reduzierung des manuellen Analyseaufwands.
• Risikominimierung: Fundierte Entscheidungen auf Basis detaillierter Analysen zur Vermeidung von Migrationsfehlern.
• Beschleunigte Migration: Schnellere Erstellung und Implementierung von SAC Stories.
• Optimierte Ressourcenplanung: Gezielter Einsatz von Zeit und Budget für die Transformation.

Die frühzeitige Schaffung von Klarheit über den bestehenden AfO-Mappenbestand durch automatisierte Analysetools wird als entscheidender Faktor für den Erfolg von SAP-Migrationen und die Etablierung moderner Data- und AI-Lösungen angesehen.

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